(1)
Die Behörden des Landes führen ihre Akten grundsätzlich elektronisch. Dies gilt nicht für die Landrätinnen und Landräte sowie Oberbürgermeisterinnen und Oberbürgermeister als untere Landesbehörden und sonstige kommunale oder nichtstaatliche Stellen, die Aufgaben als untere Landesbehörden oder Beauftragte des Landes wahrnehmen. Andere als die in Satz 1 genannten Behörden sowie die nach Satz 2 ausgenommenen Stellen können ihre Akten nach den Vorschriften dieses Gesetzes elektronisch führen.
(2)
Führen die Behörden ihre Akten elektronisch, bewahren sie an Stelle von Papierdokumenten deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte auf. Ergänzend zu den Artikeln 24, 25 und 32 der Verordnung (EU) 2016/679 ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass
1.
die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden,
2.
die gespeicherten Daten vor Informationsverlust sowie unberechtigten Zugriffen und Veränderungen geschützt sind und
3.
die in der Akte enthaltenen elektronischen Dokumente und Informationen zur Erhaltung ihrer Lesbarkeit in ein anderes elektronisches Format übertragen werden können.
Die Behörden, die ihre Akten elektronisch führen, sollen untereinander Akten, Vorgänge und Dokumente elektronisch übermitteln; Satz 2 Nummer 2 gilt entsprechend. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bleiben unberührt.
(3)
Bei der Übertragung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen. Wird die Übereinstimmung durch elektronischen Vermerk bestätigt und sind das elektronische Dokument und der Vermerk mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel nach Artikel 3 Nummer 12 und 27 der Verordnung Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73; L 23 vom 29.1.2015, S. 19; L 155 vom 14.6.2016, S. 44) verbunden, findet § 33 Absatz 6 des Verwaltungsverfahrensgesetzes auf das elektronische Dokument entsprechend Anwendung. Papierdokumente sollen vernichtet werden, soweit keine entgegenstehenden Rechtspflichten zur Rückgabe oder weiteren Aufbewahrung bestehen.
(4)
Absatz 2 Satz 1 und Absatz 3 gelten entsprechend für in anderer körperlicher Form geführte Dokumente sowie für elektronische Dokumente, die zur Sicherung ihrer Nutzung in neue Formate umgewandelt werden.
(5)
Das für E-Government zuständige Mitglied der Landesregierung kann durch Rechtsverordnung nähere Einzelheiten zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen, zur elektronischen Aktenübermittlung und Nutzbarkeit der eingesetzten Verfahren für Menschen mit Behinderungen sowie zur Übertragung von Papierdokumenten nach den Absätzen 2 bis 4 festlegen. Über die Absätze 2 bis 4 hinausgehende Anforderungen an die elektronische Aktenführung in anderen Rechtsvorschriften des Landes bleiben unberührt. Das für Justiz zuständige Mitglied der Landesregierung kann im Einvernehmen mit dem für E-Government zuständigen Mitglied der Landesregierung durch Rechtsverordnung abweichend von § 20 Absatz 6 für die Gerichtsverwaltungen und die Behörden der Justizverwaltung einen späteren Zeitpunkt für die Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung bestimmen, jedoch nicht später als vier Jahre nach dem in § 20 Absatz 6 festgelegten Zeitpunkt.
(6)
Soweit ein Recht auf Akteneinsicht besteht, kann die Einsichtnahme in elektronische Akten dadurch bewirkt werden, dass
1.
der lesende elektronische Zugang ermöglicht wird,
2.
elektronische Dokumente aus der elektronischen Akte übermittelt werden oder
3.
Ausdrucke aus der elektronischen Akte zur Verfügung gestellt werden.
Einzelnorm