(1)
Es ist zulässig, Akten ausschließlich elektronisch zu führen.
(2)
Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.
(3)
Die Behörden des Landes haben ihre Akten elektronisch in einem zentralen Verfahren zu führen. Von der Maßnahme nach Satz 1 können Behörden oder Teile oder Bereiche einer Behörde aufgrund Unwirtschaftlichkeit ganz oder teilweise absehen. Sollte ein Fall der Unwirtschaftlichkeit vorliegen, ist die Prüfung periodisch, spätestens alle fünf Jahre, zu wiederholen. Die Gründe nach den Sätzen 2 und 3 sind zu dokumentieren. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der elektronischen Akte nach Satz 1 ist die jeweils die Akte einsetzende Stelle datenschutzrechtlich verantwortlich; die für die technische Bereitstellung und die Verfahrensbetreuung der elektronischen Akte nach Satz 1 zuständige öffentliche Stelle wird insofern verpflichtend tätig als Auftragsverarbeiter nach Artikel 4 Nr. 8 und den Artikeln 28 und 29 der Verordnung (EU) 2016/679. Die für die technische Bereitstellung und die Verfahrensbetreuung der elektronischen Akte nach Satz 1 zuständige öffentliche Stelle trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung von Störungen der Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit hinsichtlich der Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter. Dabei werden Anforderungen des Verantwortlichen berücksichtigt. Die Inanspruchnahme weiterer Auftragsverarbeiter durch die für die technische Bereitstellung und die Verfahrensbetreuung der elektronischen Akte nach Satz 1 zuständige öffentliche Stelle ist nur unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Regelungen möglich. Im Übrigen bleibt Artikel 28 Abs. 3 Satz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 unberührt. Das für die Koordinierung der ressortübergreifenden Informations- und Kommunikationstechnik und E-Government zuständige Ministerium bestimmt die für die technische Bereitstellung und die Verfahrensbetreuung der elektronischen Akte nach Satz 1 zuständige öffentliche Stelle durch Verwaltungsvorschrift.
(4)
Soweit Behörden des Landes ihre Akten elektronisch führen, ist die elektronische Akte ab dem 1. Januar 2024 führend.
(5)
Den Gemeinden und Gemeindeverbänden wird die elektronische Aktenführung empfohlen.