(1)
Jede mittels automatisierter Verfahren vorgesehene Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf vor ihrem Beginn oder vor einer wesentlichen Änderung der schriftlichen oder elektronischen Freigabe. In der Freigabeerklärung ist zu bestätigen, dass
1.
die Verarbeitung im Einklang mit dem § 3 erfolgt,
2.
ein aus einer Risikoanalyse und unter Berücksichtigung der Vorgaben des § 58 entwickeltes Sicherheitskonzept ergeben hat, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen sind, um ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten,
3.
für die Verfahren, von denen voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ausgeht, eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß § 55 erfolgt ist und
4.
im Falle des § 55 Absatz 1 die Stellungnahme der oder des Landesbeauftragten für Datenschutz nach § 59 Absatz 3 Satz 1 erfolgt ist.
Die Freigabe erfolgt durch den Verantwortlichen. Bei gemeinsamen Verfahren kann die Zuständigkeit für die Freigabe entsprechend § 54 Satz 2 vereinbart werden. Die Freigabeerklärung ist dem Verzeichnis nach § 61 beizufügen.
(2)
Eine Freigabe ist nicht erforderlich für
1.
Verfahren, deren einziger Zweck das Führen eines Registers ist, das zur Information der Öffentlichkeit bestimmt ist oder allen Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können, zur Einsichtnahme offensteht,
2.
Verfahren, soweit mit ihnen Datensammlungen erstellt werden, die nur vorübergehend vorgehalten und innerhalb von drei Monaten nach ihrer Erstellung gelöscht werden,
3.
den Einsatz standardisierter Büro-Software,
4.
Verfahren, die ausschließlich der Datensicherung und Datenschutzkontrolle dienen,
5.
Verfahren, die ausschließlich dem Auffinden von Vorgängen, Anträgen oder Akten dienen (Registraturverfahren),
6.
Verfahren, die ausschließlich zur Überwachung von Terminen und Fristen dienen,
7.
Zimmer-, Inventar- und Softwareverzeichnisse,
8.
Bibliothekskataloge und Fundstellenverzeichnisse oder
9.
Anschriftenverzeichnisse, die ausschließlich für die Versendung von Informationen an betroffene Personen genutzt werden.