(1)
Werden die Kassengeschäfte oder das Rechnungswesen ganz oder zum Teil automatisiert, muss sichergestellt werden, dass
1.
die verwendeten Programme vor ihrer Anwendung von der Gemeinde geprüft und vom Bürgermeister zur Anwendung freigegeben worden sind, eine gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufbewahrte Dokumentation vorhanden ist und die erforderlichen Dienstanweisungen vorliegen,
2.
die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden und die Richtigkeit und Vollständigkeit durch organisatorische und programmierte Kontrollen, beispielsweise durch Prüferfassung, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen oder Prüfziffern, gewährleistet ist,
3.
nachvollziehbar dokumentiert ist, wer wann welche Daten eingegeben oder verändert hat,
4.
Zugangs- und Zugriffskontrolle gewährleistet sind und in die automatisierte Datenverarbeitung nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
5.
die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt gelesen, genutzt oder verändert werden können und Vorkehrungen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen sind,
6.
die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen, auch nach Änderung oder Ablösung der eingesetzten Programme, jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,
7.
die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze, und die Dokumentation der eingesetzten Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben und jederzeit für Informations- und Prüfungszwecke innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können,
8.
Berichtigungen der Daten protokolliert, nachvollziehbar dokumentiert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
9.
elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und
10.
die Aufgabenbereiche Automatisierung der Kassengeschäfte und des Rechnungswesens, Erledigung von Kassengeschäften, und die fachliche Sachbearbeitung gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden; die Aufgaben sollen nicht von demselben Beschäftigten wahrgenommen werden.
(2)
Das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren sowie deren Sicherung und Kontrolle wird durch Dienstanweisung geregelt.