(1)
Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben des Rechnungswesens unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen, ist vom Bürgermeister eine Dienstanweisung unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen.
(2)
Die Dienstanweisung nach Absatz 1 muss hinreichend bestimmt sein und mindestens Bestimmungen enthalten über:
1.
die Aufbau- und Ablauforganisation mit Regelungen über:
a)
die sachbezogenen Verantwortlichkeiten,
b)
die schriftlichen Unterschriftsbefugnisse oder elektronische Signaturen mit Angabe von Form und Umfang,
c)
die zentrale oder dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung mit Festlegung eines Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit,
d)
die Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation von Buchungen,
e)
die zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle,
f)
die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten mit den Konten der Finanzrechnung mit der Ermittlung der Liquidität,
g)
die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss,
h)
die Behandlung von Kleinbeträgen,
i)
die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen der Gemeinde,
j)
das Mahn- und Vollstreckungsverfahren mit Festlegung einer zentralen Stelle,
k)
den Belegdurchlauf,
2.
den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung mit Festlegungen über:
a)
die Prüfung durch den Anwender,
b)
die Freigabe von Verfahren,
c)
die Berechtigungen im Verfahren,
d)
die Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen,
e)
die Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung,
f)
die Nachprüfbarkeit von elektronischen Signaturen,
g)
die Sicherung und Kontrolle der Verfahren,
h)
die Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung,
3.
die Verwaltung der Zahlungsmittel mit Festlegungen über:
a)
die Einrichtung von Bankkonten,
b)
die Unterschriften von zwei Beschäftigten im Bankverkehr,
c)
die Aufbewahrung, Beförderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln durch Beschäftigte und Automaten,
d)
den Einsatz von Schecks, Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten oder anderen Zahlungsdiensten,
e)
die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel,
f)
die Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung,
g)
die durchlaufende Zahlungsabwicklung,
h)
die Erledigung von Kassengeschäften für Andere (fremde Kassengeschäfte),
4.
die Sicherheit und Überwachung der Buchhaltung mit Festlegungen über:
a)
das Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion,
b)
die Sicherheitseinrichtungen,
c)
die Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung,
d)
die regelmäßigen und unvermuteten Prüfungen,
e)
die Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung und der Kassenaufsicht,
5.
die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen sowie von sonstigen Unterlagen (Verwahrgelass).