(1)
Die Gemeinde ist verpflichtet, die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege, die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen geordnet und sicher aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.
(2)
Die Eröffnungsbilanz, der Anhang zur Eröffnungsbilanz und die Jahresabschüsse sind dauernd aufzubewahren. Bücher, Inventare, Rechenschaftsberichte und die Anlagen zum Jahresabschluss sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen Belege sechs Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahrs.
(3)
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz, des Anhangs zur Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse können die in Absatz 2 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe und die Daten
1.
mit den Belegen bildlich und mit den anderen Daten inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Die Bildträger oder die Datenträger sind anstelle der Originale aufzubewahren.
(4)
Andere Rechtsvorschriften über die Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen bleiben unberührt.