(1)
Über Gefangene werden von den Anstalten Gefangenenpersonalakten, Gesundheitsakten und bei Bedarf Therapieakten geführt. Die Aktenführung kann auch elektronisch erfolgen.
(2)
Zu den Gefangenenpersonalakten sind alle Niederschriften, Verfügungen, Anträge, Abschriften und sonstigen Schriftstücke zu nehmen, die sich auf die jeweilige gefangene Person beziehen und nicht ausschließlich in gesonderte Akten gehören. Informationen aus den elektronischen Fachverfahren sind zur Gefangenenpersonalakte zu nehmen, soweit sie Gefangene betreffende Entscheidungen von rechtlicher Erheblichkeit dokumentieren oder für solche Entscheidungen von Bedeutung sind oder soweit dies zur Dokumentation rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
(3)
Bei der Führung der Gesundheitsakten und der Therapieakten sind die Dokumentationspflichten nach § 630f des Bürgerlichen Gesetzbuchs in der Fassung vom 2. Januar 2002 (BGBl. I S. 42, 2909; 2003, S. 738) in der jeweils geltenden Fassung und der für den jeweiligen Heilberuf bestehenden Berufsordnung, insbesondere die der zuständigen Ärztekammer und der zuständigen Psychotherapeutenkammer in der jeweils geltenden Fassung maßgeblich.
(4)
Bei elektronischer Aktenführung gelten elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. Über die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen hinaus ist als Mindeststandard sicherzustellen, dass
1.
in einer elektronischen Akte, die sowohl elektronische als auch in anderer Form beibehaltene Bestandteile enthält, alle Bestandteile jeweils gegenseitig aufeinander verweisen,
2.
der gesamte zur elektronischen Akte gebrachte Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien (Repräsentat) entweder in Papierform oder in einem für die Übermittlung geeigneten elektronischen Format reproduzierbar ist und
3.
die Reproduzierbarkeit nach Nr. 2 auch für diejenigen Informationen gewährleistet ist, die lediglich durch Eingabe in Bearbeitungsfelder zur Akte gelangt sind; in diesem Fall ist die Reproduzierbarkeit des Urhebers und des Zeitpunkts der Eingabe sowie bei Überschreiben vorhandener Eingaben der überschriebenen Information und des Urhebers zu gewährleisten; soweit die Reproduktion eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen.
Für elektronische Gefangenenpersonalakten gelten zusätzlich die besonderen technischen Vorgaben der Rechtsverordnung nach § 32 Abs. 2 Satz 1 StPO.
(5)
Die Akten nach Absatz 1 sind nach der Entlassung der gefangenen Person und dem Abschluss aller mit dem Vollzug verbundenen Geschäfte unverzüglich aktenmäßig wegzulegen. Gefangenenpersonalakten sind bis zum Ablauf des fünften Jahres nach der Weglage aufzubewahren, Gesundheits- und Therapieakten bis zum Ablauf des zehnten Jahres.
(6)
Personenbezogene Daten aus weggelegten Akten dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies
1.
aufgrund tatsächlicher Anhaltspunkte zur Gefahrenverhütung, zur Gefahrenabwehr, zur Verhinderung und Verfolgung von Straftaten oder zur Erreichung der in § 10 Abs. 2 Nr. 3 bis 7 genannten Zwecke,
2.
für den gerichtlichen Rechtsschutz im Zusammenhang mit dem Vollzug nach § 1,
3.
für den Vollzug einer gegen die betroffene Person angeordneten Maßnahme nach §§ 63 oder 64 StGB oder einer gegen sie angeordneten Sicherungsverwahrung,
4.
zur Erfüllung der Aufgaben der Bewährungshilfe, der Führungsaufsicht oder der forensischen Ambulanzen in Bezug auf die betroffene Person,
5.
zur Wahrung sonstiger schutzwürdiger Interessen der betroffenen Person auf deren Antrag,
6.
für die Arbeit parlamentarischer Untersuchungsausschüsse,
7.
für Rechnungsprüfungen, insbesondere solche des Rechnungshofs,
8.
zu Zwecken der Datensicherung oder Datenschutzkontrolle oder
9.
für statistische Zwecke, für die Durchführung gesetzlich angeordneter Evaluationen oder für die Durchführung wissenschaftlicher Forschungsvorhaben
erforderlich ist. Im Fall nach Satz 1 Nr. 9 ist es insbesondere bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Gefangenenpersonalakte auch zulässig, die Personalien der betroffenen gefangenen Person mit Daten abzugleichen, die aufgrund von § 41 Abs. 1 Nr. 1 BZRG dem Kriminologischen Dienst übermittelt worden sind. Anonymisierte Datensätze dürfen auch nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in wissenschaftlichen Datenbanken gespeichert und für wissenschaftliche und statistische Zwecke verarbeitet werden.
(7)
Verarbeitungen nach Absatz 6 sind zu dokumentieren. Wurden im Rahmen der Verarbeitungen nach Absatz 6 personenbezogene Daten übermittelt, bezieht sich die Dokumentationspflicht auch darauf, an welche Stellen die Daten übermittelt worden sind.
(8)
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist eine weitere Aufbewahrung oder Speicherung der Akten nach Absatz 1 oder von Teilen hiervon nur zulässig, soweit eine am Einzelfall orientierte und zu dokumentierende Prüfung ergibt, dass die weitere Aufbewahrung oder Speicherung für einen der in Absatz 6 Satz 1 Nr. 1 bis 7 genannten Zweck nach wie vor erforderlich und unter Berücksichtigung der mit der weiteren Aufbewahrung oder Speicherung verbundenen Beeinträchtigung der Rechte der Betroffenen noch verhältnismäßig ist. Diese Prüfung ist nach jeweils einem Jahr zu wiederholen und zu dokumentieren.
(9)
Ist eine weitere Aufbewahrung oder Speicherung von Akten nach Absatz 1 über den Zeitraum von zehn Jahren nach Ablauf des Jahres der Weglage hinaus beabsichtigt, ist die betroffene Person zuvor anzuhören. Die Entscheidung, die Akten über diesen Zeitraum hinaus aufzubewahren oder zu speichern, ist der betroffenen Person schriftlich mitzuteilen und zu begründen, soweit dies nicht eine Gefährdung, einen Nachteil oder eine Beeinträchtigung im Sinne des § 54 Abs. 3 mit sich bringen würde; in diesem Fall gelten § 55 Abs. 5 Satz 2 und Abs. 8 entsprechend. Gegen die Entscheidung nach Satz 2 steht der betroffenen Person das Verfahren nach § 109 des Strafvollzugsgesetzes vom 16. März 1976 (BGBl. I S. 581, 2088; 1977 I S. 436 in der jeweils geltenden Fassung offen. Solange eine weitere Aufbewahrung erfolgen soll, sind die Anhörung nach Satz 1 und die Mitteilung nach Satz 2 nach jeweils einem Jahr zu wiederholen.
(10)
Die Prüfung nach Absatz 8 und die Verfahrensweise nach Absatz 9 unterbleiben, solange die Akten für ein anderes noch nicht rechtskräftig abgeschlossenes gerichtliches Verfahren, ein anhängiges staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren, ein parlamentarisches Untersuchungsverfahren oder eine Prüfung des Rechnungshofs beigezogen sind.
(11)
Werden innerhalb der jeweiligen Aufbewahrungsfrist nach Absatz 5 Satz 2 die Gefangenen erneut zum Vollzug einer Freiheitsentziehung nach § 1 in eine Anstalt aufgenommen, entfallen die durch die Weglage der Akten ausgelösten Beschränkungen. Für die weitere Verwendung und die Aufbewahrung der Akten sind die Bestimmungen und Fristen der Akten des erneuten Vollzugs maßgeblich.
(12)
Erhält die Anstalt im Zusammenhang mit dem Vollzug der Untersuchungshaft oder einer der Freiheitsentziehungen nach § 1 Nr. 2 von einer nicht nur vorläufigen Einstellung des zugrundeliegenden Verfahrens, einer unanfechtbaren Ablehnung der Eröffnung des Hauptverfahrens oder einem rechtskräftigen Freispruch Kenntnis, betragen die Fristen in Bezug auf die jeweilige Gefangenenpersonalakte abweichend von
1.
Absatz 5 Satz 2 drei Jahre,
2.
Absatz 9 Satz 1 fünf Jahre.
(13)
Soweit ein Grund für die weitere Aufbewahrung oder Speicherung nicht mehr besteht, sind die Akten unverzüglich auf der Grundlage des Thüringer Archivgesetzes vom 29. Juni 2018 (GVBl. S. 308) in der jeweils geltenden Fassung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs anzubieten. Übernimmt das Landesarchiv diese Akten nicht, sind sie unverzüglich zu vernichten oder zu löschen.